Cara Membuat Invitation Cards

Dalam kehidupan sehari – hari, seseorang biasanya menerima atau mengirimkan sebuah ajakan untuk menghadiri suatu acara. Untuk mengajak orang lain menghadiri suatu kegiatan seseorang biasanya mengirimkan invitation cards atau undangan secara tertulis. Dalam menuliskan undangan, ada beberapa hal yang harus diperhatikan seperti struktur, pemilihan kata dan desain dari undangan tersebut. Jenis undangan dibagi menjadi dua, yaitu undangan formal dan informal. Tentu saja, tata cara penulisan undangan formal dan informal akan berbeda. Berikut penjelasan lebih detail mengenai invitation cards.

Gambar 1. Contoh kartu undangan

Definition Invitation Cards

Invitation cards are written request to invite someone to attend an event. Invitation cards atau undangan merupakan salah satu kategori surat pribadi. Invitation cards adalah ajakan atau undangan secara tertulis untuk menghadari suatu acara yang ditujukan kepada seseorang.

Undangan dibuat dan dikirimkan dari pengirim kepada penerima untuk mengajak seseorang menghadiri suatu acara seperti perayaan ulang tahun, pernikahan, menghadiri pertemuan, perpisahan sekolah dan lain sebagainya.

Purpose Invitation Cards

The purpose of invitation cards is to ask someone to attend an event. Tujuan dari penulisan invitation cards atau undangan adalah untuk mengajak seseorang menghadiri suatu acara atau kegiatan.

Structure Invitation Cards

Dalam penulisan undangan, ada beberapa unsur yang harus diperhatikan, yaitu:

1. Invitee

Pada bagian ini, dicantumkan seseorang yang diundang untuk menghadiri suatu kegiatan.

2. Body

Bagian ini merupakan bagian terpenting dari penulisan suatu undangan karena berisi informasi mengenai detail kegiatan. Pada bagian ini biasanya mencakup:

• Occasion : pada bagian ini dituliskan jenis kegiatan.
• Day/date : tanggal dan hari kegiatan diadakan.
• Time : waktu kegiatan.
• Place : tempat diadakannya kegiatan.

3. Inviter

Pada bagian ini dicantumkan siapa yang mengirimkan undangan.

Baca Juga : Pengertian Ciri – Ciri Struktur Serta Contoh Descriptive Text

Frasa – Frasa yang digunakan dalam Menuliskan Invitation Cards

Frasa – Frasa yang Umumnya digunakan dalam Menuliskan Invitation Cards:

1. We would like to invite you…
2. We cordially invite you..
3. I invite you to come..
4. I invite you to join us..
5. We would appreciate if you could come to join us…
6. We are looking forward to seeing you
7. We are pleased to invite you

Seperti disebutkan sebelumnya, undangan merupakan kategori surat pribadi yang dibagi menjadi dua jenis yaitu formal dan informal. Tata cara penulisan undangan formal dan informal dan gaya bahasa yang digunakan pun berbeda.

Tata Cara Penulisan Invitation Cards

Berikut tata cara penulisan undangan formal:

1. Ditulis dengan menggunakan bahasa formal.
2. Menggunakan kepala surat.
3. Menggunakan grammar dan ejaan yang tepat. Hindari kesalahan penulisan dan penggunaan grammar.
4. Mencantumkan nama pengirim dan alamat pengirim surat.
5. Menuliskan tanggal dibuatnya undangan tersebut. Untuk undangan formal, hindari penulisan tanggal menggunakan format angka dan jangan disingkat. Contoh penulisan tanggal pada surat undangan formal: December 28th, 2015.
6. Mencantumkan tanggal, waktu dan tempat kegiatan yang akan dilaksanakan.
7. Menuliskan salutation atau salam pembuka. Contoh salam pembuka: Dear Sir/Madam, atau sebutkan nama penerima surat: Dear Mrs. Julie.
8. Menuliskan complementary close atau salam penutup. Contoh: yours sincerely, yours faithfully,

   atau sincerely yours, yours truly. Yours faithfully digunakan ketika nama penerima surat tidak diketahui. Yours sincerely digunakan ketika kita tahu mengetahui nama penerimanya. Sincerely yours umumnya digunakan pada Inggris Amerika. Yours truly sama dengan yours faithfully, digunakan ketika nama penerima undangan tidak diketahui, tetapi yours truly umumnya digunakan pada Inggris Amerika.

9. Mencantumkan tanda tangan atau signature setelah complimentary close. Pada bagian ini, inviter bisa membubuhkan tanda tangan atau menuliskan insial nama.
10. Mencantumkan reference atau penulis surat yang berisi nama lengkap atau insial pengirim surat.

Contoh formal invitation:

Adapted from: https://www.cbsetuts.com

Penjelasan:

Undangan diatas merupakan contoh undangan untuk meminta seseorang untuk membuka suatu kegiatan. Surat undangan diatas merupakan salah satu contoh undangan resmi/formal. Dalam surat tersebut dicantumkan nama lembaga pengirim surat yang dalam hal ini disebut dengan kepala surat, yaitu Springdales Public School. September 25, 20XX merupakan tanggal dibuatnya surat undangan tersebut. Dibawah tanggal surat, terdapat nama penerima surat undangan beserta alamat. Yours sincerely merupakan salam penutup yang digunakan untuk undangan formal.

Tata Cara Penulisan Invitation Cards Informal:

1. Penggunaan gaya bahasa yang santai.
2. Mencantumkan tanggal, waktu dan tempat diadakannya kegiatan, tetapi pada undangan informal, penulisan tanggal boleh disingkat atau dalam format angka.
3. Salam penutup pada undangan informal biasanya meliputi: see you, see you around.
4. Menggunakan perspektif orang pertama tunggal. Contohnya: I invite you to…

Contoh informal invitation letter

Penjelasan:

Invitation diatas merupakan contoh undangan untuk mengajak seseorang menghadiri perayaan pembangunan rumah baru. Pada undangan informal tersebut, gaya bahasa yang digunakan merupakan gaya bahasa santai dan menggunakan perspektif orang pertama tunggal yaitu I. Salam penutup yang digunakan adalah see you around dimana biasanya salam penutup tersebut digunakan untuk jenis undangan informal.

Berikut merupakan contoh – contoh invitation letter formal:

Undangan perayaan ulang tahun sekolah:

Undangan untuk menghadiri konferensi:

Berikut merupakan contoh informal invitation letter:

Undangan menghadiri makan malam.

Undangan menghadiri perayaan kelulusan.

Invitation card

Undangan menghadiri perayaan ulang tahun.

Gambar 2. Contoh kartu undangan ulang tahun

Undangan perayaan kelulusan.

Gambar 3. Contoh kartu undangan kelulusan

Contoh Soal

Latihan 1

Read the letter below and answer the following questions.

SCO Inc. Ltd

55 Maple street

Dortmund

Jelena Thompson

73 Oak street

Mannheim

Dear Mrs. Jelena,

We are writing to inform you that annual event of SCO Inc. Ltd. Will be held on Saturday, March 30, 2018. On behalf of SCO Inc. Ltd executives and shareholders, we are pleased to invite you to be the host in our annual meeting. The meeting will be preceeded by a workshop entitled “increasing market share by expanding to international market”.

Please find the attached agenda of the meeting. Should you wish to suggest additional agenda then you are welcome to do so by sending a reply. Please contact our office for additional information regarding the meeting.

Please confirm your availability to be the host of our event by email as soon as possible. We are looking forward to hearing from you and seeing you soon.

Yours Sincerely,

Deborah Smith

Executive Secretary

Answer the following questions.

1. What is the letter about?
2. Who is Jelena?
3. What should Jelena do if she would like to be the host?
4. What is the purpose of writing that letter?

Latihan 2

Analyze generic structure of the invitation letter below.

Grammar Focus: Simple Future Tense

Dalam menuliskan surat undangan, biasanya diungkapkan hal – hal apa saja yang akan dilaksanakan dalam kegiatan yang akan diadakan. Untuk mengungkapkan kegiatan – kegiatan yang akan dilaksanakan di masa yang akan datang, digunakan simple future tense.

1. Definition:

Simple future tense digunakan untuk mengungkapkan rencana yang akan dilakukan dimasa yang akan datang.

2. Functions:

Simple future tense biasanya digunakan untuk mengungkapkan hal yang akan terjadi di masa depan, namun selain itu terdapat fungsi lain dari simple future tense.

• Untuk mengungkapkan undangan atau mengajak

Contoh: will you come to my party?

• Untuk mengungkapkan rencana spontan.

Contoh: my mother told me that she is sick, I will come to see her.

• Untuk mengungkapkan perkiraan yang akan terjadi di masa depan.

Contoh: it’s cloudy, it will rain this afternoon.

3. Pattern

Positive statement:

It will rain this afternoon

S + Will + Verb 1

Negative statement:

I will not come to the party

S + will + not + verb 1

Will not = won’t

Interogative statement:

Will you come to my party tomorrow?

Will + S + verb 1?

Pada contoh – contoh kalimat diatas, terdapat adverb of time atau keterangan waktu di masa depan (this afternoon, tomorrow). Berikut beberapa contoh adverb of time yang digunakan untuk melengkapi kalimat simple future tense:

1. Tomorrow
2. Next week
3. Next month
4. This afternoon
5. Soon
6. Later

Contoh – contoh kalimat simple future tense dalam undangan.

1. We will celebrate our son’s birthday
2. The event will be held….
3. I will present…

Latihan 3

Please write an informal invitation letter using simple future tense.

Eka Dewi

An English teacher with 9 years experience in teaching English. I graduated from Pakuan University majoring English Education Study Program.